Polityka prywatności
Wersja: 1.0
Data wejścia w życie: [DATA PUBLIKACJI]
§ 1. Cel i zakres dokumentu
- Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych związanych z korzystaniem ze strony internetowej https://sogren.hypev.dev/.
- Polityka dotyczy w szczególności odwiedzających stronę, osób korzystających z formularza kontaktowego oraz osób prowadzących korespondencję dotyczącą współpracy z marką SOGREN Solutions.
- Dane są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa krajowego.
- Zakres rzeczywiście przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu i jego konfiguracji technicznej.
§ 2. Administrator danych osobowych
- Administratorem danych osobowych jest [IMIĘ I NAZWISKO OSOBY PROWADZĄCEJ SERWIS], posługujący się marką SOGREN Solutions.
- Adres do korespondencji: [ADRES KORESPONDENCYJNY].
- Adres e-mail do spraw ochrony danych osobowych: [ADRES E-MAIL].
- SOGREN Solutions jest oznaczeniem marki, a nie odrębną osobą prawną. Obecnie nie potwierdzono rejestracji przedsiębiorcy w CEIDG ani KRS.
- Pytania i żądania dotyczące przetwarzania danych można kierować do Administratora przy użyciu wskazanych danych kontaktowych.
§ 3. Kategorie przetwarzanych danych
- W związku z korzystaniem z formularza kontaktowego mogą być przetwarzane:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail;
- numer telefonu, jeżeli został podany;
- temat wiadomości;
- treść wiadomości;
- inne informacje dobrowolnie przekazane w korespondencji.
- Podczas korzystania z witryny mogą być przetwarzane dane techniczne, takie jak:
- adres IP;
- data i godzina żądania;
- adres żądanego zasobu;
- informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym;
- informacje diagnostyczne i dotyczące bezpieczeństwa połączenia.
- Zakres logowania informacji technicznych zależy od faktycznej konfiguracji serwera i dostawcy hostingu.
- Serwis nie jest przeznaczony do zbierania szczególnych kategorii danych osobowych. Użytkownicy nie powinni przekazywać takich danych w formularzu bez uzasadnionej potrzeby.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
A. Obsługa kontaktu
Dane osobowe są przetwarzane w celu odbierania wiadomości, udzielania odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz wyjaśniania kwestii zgłoszonych przez użytkownika.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.
Jeżeli zapytanie osoby fizycznej zmierza bezpośrednio do zawarcia z nią umowy, właściwą podstawą dla działań przedumownych może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
B. Przygotowanie indywidualnej wyceny
Dane mogą być wykorzystywane do uzgodnienia potrzeb zainteresowanej osoby, określenia zakresu prac oraz przygotowania propozycji współpracy.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, stosownie do charakteru kontaktu i relacji z osobą, której dane dotyczą.
C. Bezpieczeństwo strony
Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu diagnozowania błędów, zapewnienia ciągłości działania, ochrony przed nadużyciami oraz przeciwdziałania nieautoryzowanemu dostępowi.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie Serwisu.
D. Dochodzenie i obrona roszczeń
Dane związane z korespondencją mogą być przechowywane, gdy istnieje uzasadniona potrzeba ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
E. Analityka i marketing – wyłącznie w przypadku wdrożenia
Jeżeli w przyszłości zostaną zastosowane opcjonalne technologie analityczne lub marketingowe, ich wykorzystanie będzie podlegać odpowiednim wymogom dotyczącym zgody oraz ochrony danych.
W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody właściwą podstawą będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Szczegółowe cele i dostawcy zostaną wskazani przed uruchomieniem takich rozwiązań.
§ 5. Dobrowolność podania danych
- Podanie danych w formularzu jest dobrowolne.
- Podanie danych wymaganych przez formularz jest niezbędne do jego wysłania i obsługi.
- Niepodanie adresu e-mail lub innych wymaganych informacji może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.
- Numer telefonu pozostaje dobrowolny, o ile formularz wskazuje go jako pole opcjonalne.
- Wysłanie formularza nie oznacza wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera lub niezamówionych informacji marketingowych.
§ 6. Odbiorcy danych
- Dane mogą być przetwarzane przez dostawców usług niezbędnych do obsługi Serwisu i korespondencji, w zakresie wynikającym z ich rzeczywistej roli.
- Do potencjalnych kategorii takich odbiorców należą:
- dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej;
- dostawca usług poczty elektronicznej;
- dostawcy obsługi technicznej i bezpieczeństwa;
- dostawcy systemów zabezpieczeń formularzy;
- podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
- Administrator zawiera odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych, jeżeli są wymagane na podstawie art. 28 RODO.
- Wykaz rzeczywistych dostawców zostanie ustalony na podstawie konfiguracji Serwisu.
- Dane nie będą sprzedawane podmiotom trzecim.
§ 7. Przekazywanie danych poza EOG
- Na dzień przygotowania niniejszego dokumentu nie ustalono, czy wykorzystywane rozwiązania techniczne powodują przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
- Jeżeli do takiego przekazywania dochodzi, Administrator zapewnia odpowiednią podstawę prawną transferu i stosuje wymagane zabezpieczenia zgodnie z rozdziałem V RODO.
- Informacje o państwach odbiorców i podstawach transferów zostaną uzupełnione po ustaleniu dostawców infrastruktury oraz usług zewnętrznych.
- Użytkownik może zwrócić się o informacje dotyczące transferów za pomocą danych kontaktowych Administratora.
§ 8. Okres przechowywania danych
- Dane przekazane w korespondencji są przetwarzane przez czas niezbędny do obsługi zapytania i ewentualnego przygotowania wyceny.
- Po zakończeniu korespondencji dane mogą być przechowywane, gdy jest to uzasadnione potrzebą wykazania przebiegu kontaktu, kontynuowania rozpoczętych uzgodnień lub ochrony przed konkretnymi roszczeniami.
- Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu podlegają usunięciu, gdy cel przetwarzania zostanie osiągnięty i nie istnieje dalsza zgodna z prawem podstawa ich przechowywania.
- Dane techniczne i logi podlegają przechowywaniu według okresów określonych w rzeczywistej konfiguracji hostingu oraz zasadach bezpieczeństwa.
- Jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody, ich przetwarzanie następuje przez czas odpowiedni do wskazanego celu, z uwzględnieniem wycofania zgody.
- Przed opublikowaniem dokumentu Administrator ustali konkretne okresy retencji lub obiektywne i dostatecznie precyzyjne kryteria ich określania dla każdej kategorii danych.
§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą
- Osobie, której dane są przetwarzane, przysługują w przypadkach przewidzianych przez RODO następujące prawa:
- prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- prawo sprostowania danych;
- prawo usunięcia danych;
- prawo ograniczenia przetwarzania;
- prawo przenoszenia danych;
- prawo wniesienia sprzeciwu;
- prawo wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
- Realizacja poszczególnych praw podlega warunkom i wyjątkom określonym w RODO.
- Żądania dotyczące danych można kierować na adres e-mail Administratora.
- Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
- Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
§ 10. Prawo do wniesienia skargi
- Osoba, której dane dotyczą, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że jej dane są przetwarzane z naruszeniem RODO.
- Informacje o sposobie składania skarg dostępne są na stronie https://uodo.gov.pl/.
- Skorzystanie z prawa do skargi nie wymaga uprzedniego złożenia reklamacji Administratorowi.
§ 11. Pliki cookies i podobne technologie
- Serwis może wykorzystywać pliki cookies lub inne technologie umożliwiające przechowywanie albo odczytywanie informacji z urządzenia użytkownika.
- Dokładny wykaz takich technologii wymaga potwierdzenia w audycie technicznym.
- Technologie opcjonalne wymagające zgody nie mogą być wykorzystywane przed uzyskaniem wymaganej zgody.
- Szczegółowe informacje dotyczące tych rozwiązań zawiera Polityka cookies.
§ 12. Bezpieczeństwo danych
- Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.
- Ochrona danych może obejmować szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu do systemów, aktualizacje oprogramowania, mechanizmy zabezpieczające przed nadużyciami oraz odpowiednią konfigurację infrastruktury.
- Dobór konkretnych zabezpieczeń zależy od rzeczywistej architektury Serwisu.
- Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonywania uzasadnionych zadań.
§ 13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
- Standardowa obsługa zapytań kontaktowych nie zakłada zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec użytkownika lub w podobny sposób istotnie na niego wpływającego.
- Przed publikacją Polityki należy potwierdzić, że faktycznie wykorzystywane narzędzia nie realizują takiego przetwarzania.
- Jeśli w przyszłości zostaną zastosowane rozwiązania tego rodzaju, Administrator przekaże wymagane informacje zgodnie z RODO.
§ 14. Źródła pozyskiwania danych
- Dane kontaktowe są zasadniczo uzyskiwane bezpośrednio od osób wysyłających wiadomości.
- Informacje techniczne mogą być zbierane automatycznie w związku z obsługą połączeń internetowych.
- W przypadku pozyskania danych z innych źródeł Administrator realizuje odpowiednie obowiązki informacyjne, w zakresie wymaganym przez prawo.
§ 15. Zmiany Polityki prywatności
- Polityka może zostać zmieniona w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu działania Serwisu lub zakresu przetwarzania danych.
- Aktualna wersja będzie dostępna na stronie internetowej.
- Zmiana dokumentu nie zastępuje uzyskania zgody ani spełnienia innych obowiązków prawnych, jeżeli są wymagane.
§ 16. Dane kontaktowe
Administrator: [IMIĘ I NAZWISKO]
Marka: SOGREN Solutions
Adres: [ADRES KORESPONDENCYJNY]
E-mail: [ADRES E-MAIL]
Data ostatniej aktualizacji: [DATA PUBLIKACJI]